Die ordnungsgemässe Verwaltung von Personalunterlagen spielt eine zentrale Rolle im Personalwesen. Unternehmer müssen sich nicht nur an zahlreiche gesetzliche Vorgaben halten, sondern auch sicherstellen, dass sensible Mitarbeiterdaten geschützt und fristgerecht aufbewahrt oder gelöscht werden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen gelten, wie Sie diese effizient umsetzen und welche rechtlichen Risiken bei Missachtung drohen.
Inhaltsverzeichnis:
- Warum sind Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen wichtig?
- Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrungspflicht
- Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
- Digitale versus physische Personalakten: Was muss beachtet werden?
- So setzen Sie die Aufbewahrungsfristen effizient um
- Herausforderungen und Lösungen bei der Einhaltung der Fristen
- Fazit:
- FAQs
Warum sind Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen wichtig?
In der Schweiz gelten klare Vorgaben zur Aufbewahrung von Personalunterlagen, um die Rechte der Arbeitnehmenden zu schützen und sicherzustellen, dass Unternehmen im Falle rechtlicher Streitigkeiten oder behördlicher Prüfungen abgesichert sind. Diese Fristen helfen dabei, potenzielle Konflikte zu vermeiden, sei es im Zusammenhang mit Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnissen oder Sozialansprüche. Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Fristen zu kennen und die Unterlagen sicher und rechtskonform aufzubewahren.
Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrungspflicht
Die gesetzlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Personalunterlagen in der Schweiz finden sich im Obligationenrecht (OR), der Verordnung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVV2) sowie im Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG). Diese Gesetze definieren, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, zum Beispiel Lohnabrechnungen oder Arbeitsverträge. Es ist wichtig, die landesspezifischen Vorgaben zu beachten, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Quelle hierzu:
https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen variieren in der Schweiz je nach Art der Dokumente. Grundsätzlich sollten Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, da dies der gesetzlichen Frist entspricht. Für spezifischere Unterlagen, wie zum Beispiel Krankheitsmeldungen, können jedoch kürzere Fristen gelten. Ein Überblick über die wichtigsten Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen hilft Unternehmen dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Digitale versus physische Personalakten: Was muss beachtet werden?
In der Schweiz sind sowohl physische als auch digitale Personalakten zulässig. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass digitale Akten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz. Digitale Dokumente sollten verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Zudem muss gewährleistet sein, dass diese Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist abrufbar und lesbar bleiben. Für physische Akten gelten ebenfalls strenge Sicherheitsanforderungen.
So setzen Sie die Aufbewahrungsfristen effizient um
Um die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen in der Praxis umzusetzen, empfiehlt es sich, auf moderne Dokumentenmanagementsysteme zu setzen. Diese Systeme helfen dabei, Fristen automatisch zu überwachen und rechtzeitig an das Löschen oder Archivieren von Dokumenten zu erinnern. Büro 365 bietet Unternehmen in der Schweiz massgeschneiderte Lösungen, um diese Prozesse effizient zu gestalten und den strengen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden. Durch die Implementierung solider Systeme von Büro 365 wird sowohl die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen als auch der Schutz sensibler Daten sichergestellt.
Herausforderungen und Lösungen bei der Einhaltung der Fristen
Die grössten Herausforderungen bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen liegen oft in der Komplexität der Vorschriften und der Verwaltung grosser Mengen an Dokumenten. Besonders kleinere Unternehmen können Schwierigkeiten haben, den Überblick zu behalten. Eine mögliche Lösung besteht darin, externe Berater oder spezialisierte HR-Software hinzuzuziehen, um die Einhaltung der Fristen sicherzustellen und gleichzeitig den Datenschutz in der Schweiz zu wahren.
Tipp:
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Fazit:
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen ist ein wesentlicher Bestandteil einer gesetzeskonformen Unternehmensführung in der Schweiz. Mit einem klaren Verständnis der gesetzlichen Anforderungen und der richtigen technischen Unterstützung können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäss archiviert und rechtzeitig gelöscht werden. Moderne Softwarelösungen helfen dabei, den Überblick zu behalten und rechtliche Risiken zu minimieren.
FAQs:
Wie lange sollten Bewerbungsschreiben und Lebensläufe aufbewahrt werden, wenn ein Bewerber nicht eingestellt wurde?
In der Schweiz sollten Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern in der Regel maximal 6 Monate aufbewahrt werden. Dies ergibt sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sowie den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG). Unternehmen sind dazu verpflichtet, nach Abschluss des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten zu löschen, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers zur längerfristigen Speicherung vor. Eine längere Aufbewahrung kann nur erfolgen, wenn rechtliche Gründe bestehen, beispielsweise im Fall einer Diskriminierungsklage.
Welche Dokumente müssen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwingend aufbewahrt werden?
Nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses müssen bestimmte Dokumente weiterhin aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse und Sozialversicherungsunterlagen. Diese Dokumente können bis zu 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sein, insbesondere, wenn sie für zukünftige steuerliche Prüfungen benötigt werden. Arbeitszeugnisse und die Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall sollten ebenfalls dokumentiert werden, da sie in eventuellen Rechtsstreitigkeiten wichtig sein können.
Welche Strafen drohen Unternehmen in der Schweiz bei Missachtung der Aufbewahrungsfristen?
Die Missachtung der Aufbewahrungsfristen kann für Unternehmen in der Schweiz erhebliche rechtliche Konsequenzen haben. Bussgelder oder gerichtliche Strafen können verhängt werden, wenn Unternehmen wichtige Unterlagen nicht vorlegen können, insbesondere bei Steuerprüfungen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Zusätzlich können Unternehmen bei Datenschutzverstössen, wie der unrechtmässigen Aufbewahrung oder dem Verlust personenbezogener Daten, Strafen nach dem neuen Datenschutzgesetz (nDSG) drohen. Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten ist daher nicht nur zur Risikominimierung, sondern auch zur Vermeidung von Strafen unerlässlich.
Können Personalunterlagen in der Cloud gespeichert werden?
Ja, Personalunterlagen können in der Cloud gespeichert werden, jedoch müssen die strengen Datenschutzanforderungen in der Schweiz beachtet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter hohe Sicherheitsstandards einhält und Daten verschlüsselt speichert, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zudem sollte der Serverstandort berücksichtigt werden: Wenn die Daten ausserhalb der Schweiz gespeichert werden, müssen besondere Regelungen zum grenzüberschreitenden Datenverkehr eingehalten werden. Verträge mit Cloud-Dienstleistern sollten die Einhaltung der DSGVO und des Schweizer Datenschutzgesetzes gewährleisten.
Wie stellt man sicher, dass die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäss gelöscht werden?
Um sicherzustellen, dass Personalunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen rechtzeitig und ordnungsgemäss gelöscht werden, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder einer HR-Software, die automatische Löschfunktionen bietet. Diese Systeme können so konfiguriert werden, dass sie Unternehmen rechtzeitig an das Ende der Aufbewahrungsfrist erinnern und den Löschprozess einleiten. Auch manuelle Löschpläne können hilfreich sein, müssen jedoch sorgfältig überwacht werden. Wichtig ist, dass die Löschung sowohl sicher als auch irreversibel erfolgt, um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Physische Dokumente sollten in speziellen Aktenvernichtern geschreddert werden, während digitale Daten sicher gelöscht oder überschrieben werden.
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